外贸跟单基本流程

（1）接单

（2）跟进生产

（3）催审单证

（4）出货跟踪

（5）制单结汇

一、接单

1、接单的形式：在出口贸易中，最常见的是：

（1）合同：（CONTRACT）合同有销货合同（SALES CONTRACT）和购货合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由卖方草拟，后者由买方草拟。

（2） 确认书：（CONFIRMATION）它比合同要简化些。对异议，仲裁，不可抗力等条款都不列入。它也有销货确认书（SALES CONFIRMATION）和购货确认书（PURCHASE CONFIRMATION）。这种格式的合同一般适用于成交金额不大，批次较多的轻工商品，日用品，土特产等。

而合同用的比较正规。机器设备，大棕贸易的进出口。 还有协议书，意向书，订单和委托订单等。

要提的是，客户从国外直接发来的订单或委托订单，我们收到后要回复，不能置之不理，否则算默认。

2、接单的程序： 询盘，发盘，还盘，接受等环节。

（1）询盘：（INQUIRY）又叫询价。

（2）发盘：（OFFER）又叫报价。

是卖方向买方提出各项交易条件，并愿意按照这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。在实际业务中，发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。

（3）还盘：（COUNTER-OFFER）又叫还价。

（4）拒绝还盘 (Decline counter-offer)

（5）接受（ACCEPTANCE）买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件，并愿意按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。

3、审单：即审核合同

审单内容：产品名称、规格 质量 数量 单价、总额 价格条款 付款方式 包装要求 交货期 交货方式。

审单方法：

（1）产品名称，规格：审查时产品代码/型号是不是自身的产品？与我们的产品资料能否对上号？有很多公司和企业产品名称的代码/型号同时也代表了规格。

（2）质量：也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。

（3）数量：应审查货物的数量是否可以及时备妥，其计量单位，重量以及约数有何规定。约数：如合同数量前加“约”，可使交货数量有适当的机动。国际上对约字的含义解释不一。有的认为是2.\5%，有的认为是5%。按《跟单信用证统一惯例》，信用证上如规定约字，应允许有不超过10%的增减幅度。

（4）单价，总额的审查：

①客户下单有的会将单价标出，我们要对照我们的报价表审查是否对？总额有没有加错？

②通常我们以美元为结算货币，但也有以其它币种的。要注意的是要用在国际上流通的硬货币。（英镑，港币，欧元）

（5）价格条款的审查：

出口货物的单价条款，也称价格术语，常用的有：

FOB （free on board, …named port of shipment）船上交货价（指定装运港的价格条件）

CIF (cost, insurance and freight, …named port of destination) 成本+保险费+运费（指定目的港）价格。FCA (free carrier) （用于空运）by air

（6）付款方式审查：

①付款方式是否能接受？LC ，付定金，等等。

②支付的货币能否接受？

（7）包装要求的审查：

①工厂的产品本身有自已的包装，展示给客户能否接受？

②客户提供的包装（彩印，尺寸）我们能否做？

③客户提供的包装资料是否齐全？（内包装，外包装，标签 hangtag, price tag ，说明书, 唛头 shipping mark）

（8）交货期的审查：跟单员应审查交货期是否合理，公司是否能及时筹备到货物，并装船送达。

（9）交货方式的审查： 运输主要有海运，陆运，空运，邮寄等等。 注：如运费由客户支付，客户决定交货方式。如我们付费，尽量用海运。如报的价是连同海运价，而客户要求空运（赶销售），我们可要求客户承担多出部分的费用。

关于样品： 要获取订单，备好样品是很重要的一步。

寄目录，样本： 准备样品。

（1）工厂现有的款式

（2）新款

（3）客户来样。

要领：无论老品，新品，还是客户来样，样品都要寄给客人进行确认。特别是新品可能要反复修改几次。跟单员一定要保存好最终的确认样品，以免客人在下单时找不到确认样。在国际贸易中，凭样品成交的比重很大。

作为跟单员，我们要做到：

A：有完整的产品资料，主动进行宣传。

B：新品的成本，价格要进行核算。

C：新品的制作要留有实样。

D：客户的来样要保存好原样。

形式发票：PROFORMA INVOICE

买方为了向其本国当局申请进口许可证或核批外汇，在未成交前要求出口方将拟出售成交的商品名称，规格，价格等条件开立的一份参考性发票。这种发票在成交后不能代替正式发票使用，对双方都无最终约束力。

为了区别于正式发票，它必须明显表明“形式发票”字样。形式发票上一般要显示订单的相关信息。（收货人，合同号，形式发票号，开出日期）。 产品信息 （品名，数量，价格，交货期）。合同条款（价格条款，付款方法）。此外，提供银行资料以便客户开证或汇款。

二、跟进生产

签订合同后跟单的主要程序：以货，证，船，款为中心，包括：备货，催证，改证，租船订仓，(报关，报验，装船)，制单，结汇等环节。

我们将这些程序概括为：

备货及生产跟单 • 催审单证 • 订仓装船 • 制单结汇

1.生产跟单

产前批办：准备颜色办，辅料样办，包装样办，产前样办等给客人批，OK后开始生产大货

2. 生产进度跟踪（进度跟踪表，订单号，交货日期，生产进度，问题解决）

3. 安排QC验货 （中期验货，走货前验货）

4. 准备出货

三、催审单证

大多数的支付方式是L/C。对安全收汇有保障，因它是银行信用。只要所装运货物与信用证条款一致，银行保证付款。跟单员应对以L/C为支付方式的合同进行催证，审核和修改的跟踪工作。

催证：货物快完成时，要催证。

审证：审开证人和受益人是否正确，L/C的货物和金额与合同是否相同，装期，特别条款等。

改证：审证后发现问题如包装上，总金额，有效期，拼写错误等，必须要求对方修改，一份L/C，可能有几处问题，我们要一一指出，一次性修改。

四、出货跟踪

订仓装船：货物备妥，L/C没问题后，我们就要进入到出货装柜，租船订仓和装船的阶段。

按CIF成交的，我们负责租船订仓和装船的手续。

首先： 出货装柜：跟单员在出货前三四天就要联系出货装柜事。这当中要做的工作有货柜选择，制作装箱单，跟踪装柜等。

A． 货柜选择：根据货物的不同而选择不同的货柜。常用的有：20’ (29 – 30立方/17.5吨) 40’ ( 58 – 61 立方/22.5吨), 40’H (68 –71立方/27.5吨)

B．制作装箱单：装箱单应包括出货的品名规格，数量，箱数，毛净重，包装尺码，总体积，箱号，唛头等。

C．跟踪装柜：出货前一天通知有关人员并确定出货数量的准确性。协助生产部门安排好人员装柜。货柜到厂后，跟单员要监装，指导货物的摆放。如一个柜内有几种货，每一规格的产品要留一二箱放于货柜尾部用于海关查货用。

按FOB成交的，只要将货物送到指定装货港即可

五、制单结汇：是出口货物跟单的最后一个环节。

A.制单：货物装船后，跟单员要及时按L/C，合同或其它单据的内容制作各种单据。要在L/C的有效期内将单据送交银行。出口单据主要有：汇票，发票，海关发票，提单，装箱单，产地证，商检证，保险单等。

B.结汇：如按L/C的规定制作了单据，并及时送交了银行，我们就可及时收到货款了。单据要求：正确，完整，及时，简明，整洁。生产企业跟单（工厂跟单）

生产过程跟单的流程：

1、下达生产通知书。跟单员接到客户订单后，应将其转化为生产通知单。通知单要明确客户所订产品的名称，规格型号，数量，包装要求，交货期等。

2、分析生产能力。 生产通知单下达后，要分析企业的生产能力。能否按期，按质地交货。如不能应采取什么措施？要不要外包？

3、制定生产计划。

4、跟踪生产进度跟踪生产进度的表单：生产日报表，生产进度控制表，生产异常处理表，生产线进度跟踪表。

5、交期延误：如是工厂原因，要通知客户，取得同意后方可出货。如不同意，一是协商，我们可承担部分费用将货出去。二就只好取消订单了。

6、有关订单的更改问题：客户对已下的订单因市场变化会有更改，有数量上的（或增加，或减少），有包装上的，有交期的变更（或提前，或推迟）。接到客户要求变更，首先要看改什么？能否接收？如我们的货已生产的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如还没按排，问题不大。如已按排了部份，要进行协商。比如数量要减，我们已按原数量采购了材料，如果是通用的，问题不大。但如是专用的，客户要承担部份费用。对交期：如要提前，我们要根据实际情况说。如要推迟，时间短，问题不大，但如要延迟很长，那仓储费，损耗费要承担。

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